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Das papierlose Büro - eine Utopie?

So macht die Digitalisierung eine effizientere und nachhaltigere Arbeitsweise möglich

Beitrag von: Werner Laude


Das papierlose Büro

Wir befinden uns mitten im Zeitalter der Digitalisierung. Immer mehr Prozesse lassen sich automatisieren, Workflows werden kontinuierlich optimiert sowie erleichtert und geradezu minütlich ergeben sich für Unternehmen wie Mitarbeiter weitere Chancen, von den technischen Errungenschaften der Gegenwart zu profitieren. So scheint es kaum verwunderlich, dass auch das digitale - also papierlose - Büro immer mehr zum Trend wird. Doch wie realistisch und vor allem vorteilhaft ist ein papierloses Büro heute?

Ist ein papierloses Büro Utopie?

Eines vorneweg: Ein papierloses Büro ist durch konsequente Digitalisierungsmaßnahmen (natürlich je nach Branche) durchaus möglich. Geschrieben wird heute ohnehin fast ausschließlich auf dem Computer oder dem Tablet, Online-Archive bieten ungeahnte Speicherkapazitäten und Strukturierungshilfen und auch die Kunden- oder Partnerkorrespondenz lässt sich mit geringstem Aufwand per E-Mail abwickeln. Digitale Signaturen machen es sogar möglich, Verträge und Ähnliches ganz ohne Papier und Füller zu unterzeichnen.

Dabei ist natürlich immer anzumerken, dass in unterschiedlichsten Fällen dennoch einige Hindernisse für das vollständig papierfreie Büro existieren. Einerseits wären da bürokratische Hürden: Trotz der Existenz digitaler Signaturen werden diese noch nicht von sämtlichen Behörden oder Ämtern anerkannt. Auch die internen Unternehmensstrukturen können es mitunter schwer machen, von heute auf morgen völlig papierlos zu arbeiten - man denke beispielsweise an Sitzungsprotokolle, Einschulungsunterlagen oder nicht zuletzt die beliebten Post-its, die so manchen Arbeitsplatz zieren.

Unterm Strich steht: Ein völlig papierloses Büro ist in vielen Situationen möglich, allerdings nicht immer zu realisieren. Was definitiv immer möglich ist, ist die weitgehende Reduzierung an Papier im Arbeitsalltag.

Wie wird das Büro möglichst papierlos?

Am Beginn der Umstellung zum papierlosen bzw. papierreduzierten Büro steht in jedem Fall das Hinterfragen der eigenen Gewohnheiten. Wie sieht es zum Beispiel mit dem Drucken aus? Wer sich die folgenden Fragen stellt, kann mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Großteil an Druckerpapier einsparen: 

-Müssen bereits per E-Mail versandte Dokumente zusätzlich ausgedruckt werden?
-Können notwendigerweise zu druckende Dokumente doppelseitig ausgedruckt werden?
-Ist die Verwendung von Recyclingpapier möglich?

Ein weiterer großer Schritt auf dem Weg zum möglichst papierlosen Büro ist die Verwendung von digitalisierten Arbeitsmitteln - meistens diversen Softwares. Anwendungen wie Evernote bzw. die Apple-Notizen-App ersetzen hierbei Post-its und vollgeschriebene Notizbücher und Cloudlösungen wie Google Drive oder die iCloud eignen sich ideal zum Archivieren oder gemeinsamen Kommentieren, Korrigieren und Arbeiten an verschiedensten Dokumenten. Neben der Dokumentenerstellung und -bearbeitung lassen sich aber auch Unternehmensprozesse vollständig digitalisieren. Dies beginnt beim Projektmanagement bzw. der effizienten Einteilung von Arbeitsressourcen und geht bis hin zur digitalen Rechnungserstellung und Buchhaltung.
In diesem Zusammenhang ist es auch immer wichtig, allen Mitarbeitern und Kollegen eine umfassende Schulung für die verwendeten Programme zu ermöglichen. Das digitale Arbeiten soll schließlich mindestens gleich gut und im Idealfall besser als mit analogen Materialien funktionieren.

Das digitale Geschäftskonto

Natürlich ist auch die Abwicklung sämtlicher Bankgeschäfte mittlerweile ausschließlich online möglich. Das spart überdies nicht nur Papier, sondern auch lästige Wege zur Tätigung von Unterschriften. Ein Firmenkonto von Penta lässt sich innerhalb weniger Stunden eröffnen. Die Vorteile dabei: Keine Bürokratie, volle Smartphone-Kompatibilität, auf Wunsch MasterCard-Kreditkarten für mehrere Mitarbeiter und natürlich signifikant weniger Papier.

Das papierlose Büro - lohnt es sich?

Ein digitalisiertes und somit papierloses Büro bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Diese reichen von einer nachhaltigeren Arbeitsweise über effizientere Workflows bis hin zu weniger Bürokratie und unnötigen Wegen (zum Beispiel zur Bank):

-Alle vorhandenen Daten können immer und überall einfach gesucht und gefunden werden (zum Beispiel über die   Verwendung von smarten Cloud-Lösungen) - nur eine Internetverbindung ist notwendig.

-Erst im Unternehmen etabliert, vereinfacht das papierlose Büro Arbeitsvorgänge sowie Mitarbeiter-, Kunden- und   Partnerkommunikation enorm.

-Weniger Papier bedeutet geringere Kosten für Drucker, Toner und Tinte.

-Ein papierloses Büro sorgt für den Schutz der Bäume und somit der Umwelt und ist daher die nachhaltigste Lösung der   Büroführung.

-Wenn möglich (zum Beispiel durch Online-Kontoführung) reduzieren sich lästige bürokratische Aufwände und unnötige Wege zum Unterzeichnen verschiedenster Unterlagen drastisch.

Schlussendlich lässt sich festhalten:
Auch wenn ein vollständig papierloses Büro nicht immer möglich ist, kann mit Hilfe konsequenter Digitalisierung der Unternehmensprozesse ein großer Schritt in Richtung einer effizienteren und nachhaltigeren Arbeitsweise getan werden.