Büroausstattung in der Buchhaltung: Was ist zu beachten?
Ein Unternehmen, das an die Buchführungspflicht gebunden ist, muss bestimmte Regeln bei der Kontierung und der buchhalterischen Erfassung beachten. Dies gilt auch bei dem Kauf und der betrieblichen Nutzung von Büromaterialien und Büromöbeln.
In der Buchhaltung unterscheidet man aktivierungspflichtiges Sachanlagevermögen und geringwertige Wirtschaftsgüter. Bei der buchhalterischen Erfassung kommt es darauf an, dass die Gegenstände mit dem richtigen Wert erfasst werden. Überdies muss auch der Werteverzehr der Büromöbel berücksichtigt werden
Wer betrieblich genutzte Büroausstattung korrekt kontiert und verbucht, verhindert Ärger mit dem Finanzamt.
Wie definiert man Büroausstattung buchhalterisch?
Bei der Arbeit im Büro ist es nicht nur wichtig, dass die Regeln zum Datenschutz am Arbeitsplatz eingehalten werden. Wer einen Büroschrank, einen Schreibtisch oder einen Drucker in seinem Betrieb einsetzt, sollte auf eine korrekte Erfassung in der Buchhaltung achten. Hierfür ist es notwendig, die Büroausstattung zu definieren.
Büroausstattung und Büromaterialien setzen sich aus dem aktivierungspflichtigen Sachanlagevermögen und den geringwertigen Wirtschaftsgütern zusammen. Aktivierungspflicht bedeutet, dass die Gegenstände in Buchführung und Bilanz erfasst werden müssen. Hierbei gilt es, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung – kurz GoB – zu beachten. Zu dem aktivierungspflichtigen Sachanlagevermögen zählt das Buchführungsrecht alle Gegenstände, die 1.000 Euro (Nettopreis) und mehr kosten. Dies kann z. B. ein Büroschrank, ein Schreibtisch oder ein Computer sein.
Als geringwertige Wirtschaftsgüter bezeichnet der Gesetzgeber alle Gegenstände, die für weniger als 1.000 Euro angeschafft werden. Hierzu zählt eine Computermaus ebenso wie ein Scanner oder ein ergonomischer Bürostuhl.
Der Ablauf der buchhalterischen Erfassung
Der Ablauf der buchhalterischen Erfassung eines Computers oder eines Schreibtischstuhls setzt sich aus der Kontierung und der buchhalterischen Erfassung in dem Buchhaltungssystem zusammen. Hierbei ist darauf zu achten, dass die vier Voraussetzungen für eine korrekte Buchhaltung eingehalten werden.
Vier Voraussetzungen für eine korrekte Buchhaltung
Im Rahmen einer Buchhaltung kommt es darauf an, einen Geschäftsvorfall – z. B. den Kauf eines Büroschreibtisches – richtig zu kontieren und buchhalterisch zu erfassen. Hierbei spielen die folgenden fünf Voraussetzungen eine wichtige Rolle:
- Keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg
- Beachtung der Kontierungsrichtlinien
- Belege ordentlich ablegen
- Kontrolle der Eingaben
Keine Buchung ohne entsprechenden Beleg
Jeder Geschäftsvorfall, der in der Buchhaltung erfasst wird, muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Wer Büromaterialien oder Büromöbel kauft, erhält entweder eine Rechnung oder eine Quittung. Beide Dokumente können als Beleg für die Buchhaltung verwendet werden.
Beachtung der Kontierungsrichtlinien
Bevor ein Geschäftsvorfall in dem Buchhaltungssystem erfasst wird, muss er entsprechend den Kontierungsrichtlinien kontiert werden. Dies bedeutet, dass der Geschäftsvorfall dem richtigen Konto in der Buchhaltung zugewiesen wird.
Beispiel:
Ein Unternehmer kauft einen Büroschrank. Die Buchhaltung wird auf Basis des SKR 03 vorgenommen. Diese Kontierungsrichtlinie schreibt dem Buchhalter vor, dass der Büroschrank auf dem Konto 0420 erfasst wird.
Belege ordentlich ablegen
Für bestimmte Geschäftsunterlagen hat der Gesetzgeber Aufbewahrungspflichten festgelegt. Mit der Aufbewahrung möchte der Gesetzgeber sich eine spätere Überprüfung der Buchführung erleichtern. Die Aufbewahrungsfrist für alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen beträgt zehn Jahre. Um diese Pflicht zu erfüllen, legt der Buchhalter die Belege für den Kauf von Büromaterialien oder Büromöbel sicher ab. Hierbei kann er sich von der automatischen Möglichkeiten zur Aufbewahrung unterstützen lassen.
Kontrolle der Eingaben
Zum Schluss ist es wichtig, alle erfassten Kontierungen und Eingaben in das Buchhaltungssystem zu kontrollieren.
Die Kontierung von Büromaterialien, Büromöbeln und technischer Ausstattung
Der erste Schritt für eine korrekte Buchhaltung ist die Kontierung. Hierbei wird der Geschäftsvorfall dem betreffenden Konto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet. Wird diese Aufgabe automatisiert durchgeführt, lässt sich eine schnelle und zuverlässige Kontierung erledigen. Die automatische Erfassung sorgt dafür, dass der Geschäftsvorfall dem richtigen Konto zugeordnet wird. Gleichzeitig bildet das System den Buchungssatz, der für die buchhalterische Erfassung notwendig ist.
Die buchhalterische Erfassung
Nach der Kontierung übernimmt der Buchhalter die Geschäftsvorfälle in das Buchhaltungssystem. Diese buchhalterische Erfassung unterteilt sich in zwei Phasen. Für den Barkauf von Büromaterialien und Kleinteilen wird das Kassenbuch erfasst. Alle größeren Aufwendungen, die über das Geschäftskonto getätigt wurden, erfasst der Buchhalter über das Finanzkonto „Bank“ in der Buchhaltung.
Für eine korrekte buchhalterische Erfassung ist es notwendig, dass die Buchungen zeitnah und in chronologischer Reihenfolge in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Als Zeitperioden wählt der Buchhalter einen Monat, ein Quartal oder ein komplettes Geschäftsjahr aus. Diese Entscheidung hängt von dem Zeitraum ab, für den die Umsatzsteuervoranmeldung bei dem Finanzamt abgegeben werden muss.
Die Abschreibung von Büroausstattung
Der Kaufpreis für aktivierungspflichtiges Sachanlagevermögen darf nicht in einer Summe als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Um den Werteverzehr eines Büroschranks oder eines Schreibtischsystems zu berücksichtigen, schreibt der Buchhalter die Kosten für die Anschaffung ab. Ein wesentlicher Faktor ist hierbei die betriebliche Nutzungsdauer. Diese wird von dem Gesetzgeber in den amtlichen AfA-Tabellen vorgegeben. Um die Abschreibung korrekt durchzuführen, werden die Anschaffungskosten linear auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt.
Beispiel:
Ein Unternehmen schafft einen Büroschrank an. Die Nettoanschaffungskosten belaufen sich auf 1.300 Euro. Laut den amtlichen AfA-Tabellen schreibt man Büroeinrichtungsgegenstände über 13 Jahre ab. Hieraus folgt, dass jedes Jahr 100 Euro als Abschreibung berücksichtigt werden können.
Die buchhalterische Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter
Geringwertige Wirtschaftsgüter brauchen nicht über die Abschreibung in der Buchführung erfasst zu werden. Sie mindern als Sofortaufwand das aktuelle Jahresergebnis eines Unternehmens. Hierfür ist es notwendig, die geringwertigen Wirtschaftsgüter von dem aktivierungspflichtigen Sachanlagevermögen abzugrenzen.
Als geringwertige Wirtschaftsgüter stuft der Gesetzgeber jede Büroausstattung für die tägliche Arbeit ein, die selbstständig nutzbar ist und der Abnutzung unterliegt. Entscheidend ist außerdem der Nettokaufpreis.
Bis zum 31. Dezember 2023 war die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter auf 800 Euro (Nettobetrag) festgelegt. Ab dem 1. Januar 2024 wurde der Betrag auf 1.000 Euro erhöht.
