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Aufbewahrungsfristen Privatpersonen

Beitrag von: Werner Laude

erstellt am: Samstag, 18. April 2015, 10:50 Uhr


Ein Leitfaden für Privatpersonen

Wie lange müssen private Rechnungen und Unterlagen aufbewahrt werden?

Welche Unterlagen müssen verwahrt werden? Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen?

Bitte beachten: Die Angaben sind rechtlich nicht verbindlich. Bitte im Zweifelsfall fachlich beraten lasssen!

Als Privatpersonen sind wir oft dazu verpflichtet, eine Vielzahl von Unterlagen und Rechnungen aufzubewahren. Doch wie lange müssen diese Dokumente eigentlich aufbewahrt werden und welche Unterlagen sind überhaupt relevant? Im folgenden Artikel werfen wir einen Blick auf die gängigen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Unterlagen für Privatmenschen in Deutschland.

Aufbewahrungsfristen privat Definition:

Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen worden ist und endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des Kalenderjahres. Eine generell definierte Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen ist mir nicht bekannt.

Bei einigen Sachverhalten haben aber auch Privatpersonen eine zweijährige Aufbewahrungsfrist zu beachten und es ist es sehr vorteilhaft diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mit etwas Spielraum nach oben einzuhalten. Unten dazu mehr.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Zu den wichtigsten Unterlagen, die Privatpersonen aufbewahren sollten, gehören:

  1. Rechnungen und Quittungen: Dies umfasst Rechnungen für Einkäufe, Dienstleistungen, Reparaturen, Versicherungsprämien, Telefon- und Internetdienste usw. Rechnungen und Quittungen sollten solange aufbewahrt werden, wie sie für mögliche Gewährleistungsansprüche relevant sind. Die Gewährleistungsfrist beträgt in der Regel zwei Jahre.

  2. Kontoauszüge: Bank- und Kreditkartenabrechnungen sollten mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Dies ist wichtig für die Überprüfung von Transaktionen und für steuerliche Zwecke.

  3. Steuerunterlagen: Dazu gehören Belege für Einnahmen, Ausgaben, Spendenquittungen, Nachweise für Sonderausgaben und andere steuerlich relevante Dokumente. Steuerlich relevante Unterlagen sollten mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

  4. Verträge und Immobiliendokumente: Diese sollten solange aufbewahrt werden, wie sie gültig sind und eine Relevanz haben. Für Immobiliendokumente empfiehlt es sich oft, diese dauerhaft aufzubewahren, da sie auch für Erben von Bedeutung sein können.

Lebenslang aufbewahren sollten Sie:

  1. Ärztliche Gutachten
  2. Ausbildungsurkunden
  3. Zeugnisse
  4. Taufschein
  5. Geburtsurkunde
  6. Heiratsurkunde
  7. Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  8. Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  9. Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse
  10. Belege über vorhandenes Wohneigentum
  11. Unterlagen für die Rentenberechnung
  12. Unterlagen über den beruflichen Werdegang Sozialversicherungsnachweise
  13. Arbeitsverträge
  14. Gehaltsabrechnungen
  15. Immatrikulationsbescheinigungen
  16. Nachweis über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten während der Ausbildung
  17. Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen Sozialversicherungsnachweise

Versicherungsunterlagen:
Egal ob Haftpflicht-, Hausrat- oder Lebensversicherung, es gilt: Sämtliche Unterlagen zu diesen Versicherungen (Verträge, Änderungen, Statusberichte) grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft.
Anders verhält es sich bei sogenannten Prämienschreiben, also den Unterlagen, in denen die Versicherung den anfallenden Betrag für die Versicherungsleistungen einfordert. Diese Schreiben kann man nach der Bezahlung getrost wegwerfen.
Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen…sollten aufgehoben werden, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist.

Wohnungs- und Mietverträge:
Nach Beendigung des Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkosten-Abrechnungen können noch bis zu einem Jahr nach Erhalt angefochten werden. Einmal bezahlt kann man sich von ihnen trennen. Wer aber einzelne Posten über Jahre hinweg miteinander vergleichen möchte, der sollte die Nebenkosten-Abrechnung ca. 3 bis 4 Jahre aufbewahren.
Mietvertrag, Nebenkosten-Abrechnung, Rechnungen, die bei Mietende für Kautions-, und Abstandsverhandlungen wichtig sind, Übergabeprotokoll .

Wohneigentum:
Wer ein Haus oder eine Wohnung kauft, sollte alle Rechnungen sammeln, da sie im Falle eines Verkaufes helfen, den Wert des Hauses festzustellen.
Grundbuchauszug
Baurechnungen
Bauzeichnungen
Übergabeprotokolle, Bauabnahme
Gebäudeversicherung
Rechnungen, die bei einem Verkauf für Preisverhandlungen (Wertermittlung) wichtig sind.

Tipps zur Aufbewahrung

  • Digitalisierung: Scannen Sie wichtige Dokumente ein und speichern Sie sie digital. Dies spart Platz und erleichtert die Suche nach bestimmten Unterlagen.

  • Sicherheit: Sowohl physische als auch digitale Kopien sollten sicher aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem Safe oder verschlüsselten Cloud-Speicher.

  • Ordnung halten: Legen Sie einen strukturierten Ablageplatz für Ihre Unterlagen fest, um diese leicht wiederzufinden, wenn Sie sie benötigen.

Indem Sie diese Aufbewahrungsfristen beachten und Ihre Unterlagen entsprechend organisieren, können Sie sicherstellen, dass Sie im Falle von Rückfragen oder Prüfungen gut vorbereitet sind und Ihre Rechte wahren.

Allgemeine Tipps:

Wer unnötigen Papierkram vermeiden will, der sollte schon beim Brief öffnen unbedingt Werbung und Briefumschläge wegwerfen. Schon bei der Durchsicht der Post kann man einzelne Themen voneinander trennen und mit einem Textmarker z.B. Versicherungs- oder Vertragsnummern kennzeichnen. Das erspart beim Abheften Zeit.
Hilfreich ist es auch jede Woche 1 bis 2 Stunden Zeit für den lästigen Bürokram einzuplanen.
Und denken Sie daran, wir helfen Ihnen gerne, sei es mit Informationen oder tatkräftiger Hilfe. Wenden Sie sich vertrauensvoll an einen
Unserer Partner auf: Büro-Dienstleistungen.com
wenn Sie Fragen zu den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen oder für Ihre Firma haben.

Links zum Thema Aufbewahrungsfristen privat:
Bundesministerium der Finanzen
Verband der Versicherungswirtschaft