Office Blog

Unser(e) Autor(in) Werner Laude schreibt:

Warum auch Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte besitzen sollten

Was ist sinnvoll an Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

In einem Unternehmen fallen ständig Ausgaben an: hier ein Geschäftsessen, da eine Dienstreise und hier ein Geschenk für die in Ruhestand gehende Mitarbeiterin. Oft werden diese Ausgaben von Mitarbeitern, selten vom Chef selbst getätigt und so wird immer wieder privates Geld vorgestreckt, Rechnungen gesammelt, um dann die lästige Spesenabrechnung zu machen.
Eine leichtere Lösung für diesen Verwaltungsaufwand bieten Firmenkreditkarten für Ihre Mitarbeiter.

Was ist sinnvoll an Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten gibt es von den verschiedensten Anbietern und in den verschiedensten Ausführungen. Man kann seinem Personal Mitarbeiterkarten ausstellen, mit denen sie dann auf Dienstreisen oder auch allgemein im Arbeitsalltag diverse Ausgaben für das Unternehmen begleichen können. Damit müssen sie nicht mehr mit Bargeld hantieren beziehungsweise selbst Beträge vorstrecken oder für jede Ausgabe eine Genehmigung einholen. Außerdem können alle Ausgaben übersichtlich gelistet werden und das Controlling wird ungemein erleichtert.

Die Vorteile

Mitarbeiter sind immer solvent

Der größte und erste Vorteil ist wohl immer der, dass die Mitarbeiter im Unternehmen keine eigenen Ausgaben mehr tätigen müssen. Außerdem sind sie immer solvent, vor allem auf Dienstreisen in der ganzen Welt und bekommen selbst mehr Freiheiten und Verantwortung im Bezug auf die Firmenausgaben. Zusätzlich geht die Buchhaltung einer Firma viel leichter von der Hand, wenn man alle Zahlungen auf einen Blick überprüfen kann und nicht jedem Mitarbeiter hinterherlaufen muss, um die Belege für getätigte Ausgaben einzusammeln.

Lohnend für remote Startups

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter lohnen sich auch schon für Startups, insbesondere wenn diese remote organisiert sind. Dort fallen nämlich täglich Ausgaben in den unterschiedlichen Organisationen an. Mitarbeiter können ihre bevorzugte Karte unter Angabe des Zwecks, des Limits und der Laufzeit ganz einfach beantragen. Ein Admin kann diesen Antrag dann genehmigen und so erhält ein Mitarbeiter dann seine Kreditkarte.

Verbundene Sonderkonditionen

Noch ein Vorteil besteht in den beinhalteten Sonderkonditionen, die die Kreditinstitute anbieten. So gibt es oft Rabatte bei Hotels, Mietwagen oder Cashback-Angebote. Außerdem können diverse Versicherungen bereits inkludiert sein, wie zum Beispiel eine Reiserücktritt- oder Gepäckversicherung. Oft können die Mitarbeiter auch Punkte sammeln, um dann kleine Goodies zu bekommen, die für zusätzliche Motivation sorgen können.

Welche Kreditkarten gibt es?

Wie auch bei privaten Kreditkarten gibt es bei Firmenkreditkarten verschiedene Angebote und Möglichkeiten.

Debit oder Credit

Die Debitkarten werden mit dem Geschäftskonto verknüpft und die Zahlungen werden direkt von diesem Konto getätigt. Diese Karten funktionieren also wie eine Girokarte, nur haben sie den Vorteil von Kreditkartendaten, sodass man vor allem auch bei ausländischen Händlern einfach bezahlen kann. Sie bieten sich vor allem für finanziell noch nicht gefestigte Unternehmen, wie z.B. Startups an.
Die Credit-Karten haben ein Zahlungsziel und einen hohen Verfügungsrahmen. So wird das zu zahlende Geld nicht direkt vom Geschäftskonto abgebucht, sondern erst einmal im Sinne eines Kredits vorgestreckt. Bei dieser Variante bekommt das Unternehmen dann eine monatliche Abrechnung der Karten.
Für beide Möglichkeiten können Zweck und Limit festgesetzt werden.

Physisch oder virtuell

Nach der Art der Kreditkarte kann dann auch noch darüber entschieden werden, ob man eine physische oder eine virtuelle Karte möchte. Physische Kreditkarten bieten sich vor allem für Ausgaben in Restaurants, Hotels oder im Einzelhandel an. So müssen Mitarbeiter kein Bargeld mehr mit sich führen.
Die virtuellen Karten haben ihr Einsatzgebiet überall, wo im Vorhinein Kreditkartendaten erforderlich sind. Dies gilt für Software-Abos, Onlinekäufe, Flüge, Marketingausgaben und vieles mehr. Die virtuelle Variante bietet einen größeren Möglichkeitsrahmen, weshalb sie meist für Unternehmen empfohlen wird, da bei diesen vor allem Onlineausgaben anfallen.

Fazit

Firmenkreditkarten für Ihre Mitarbeiter sind also vor allem dann sinnvoll, wenn diese momentan bereits viele Ausgaben selbst tätigen oder oft auf Geschäftsreisen sind. Sie geben dem Unternehmen und auch den Mitarbeitern mehr Sicherheit durch ständige Solvenz und einen besseren Überblick über Ausgaben und Rechnungen. Außerdem beinhalten die meisten Firmenkreditkarten auch noch diverse Sonderkonditionen, wie Rabatte oder Versicherungen. Sie ersparen Ihren Mitarbeitern die Spesenabrechnung und automatisieren so Zahlungsvorgänge. Im Allgemeinen sorgen Mitarbeiterkarten dafür, dass Sie alle Ausgaben auf einen Blick parat haben.
Ihre Buchhaltungsabteilung wird es Ihnen danken, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Firmenkreditkarten geben.