Scan- und Digitalisierungsservices

Was sind Scan- und Digitalisierungsservices?

• Überführung von Papierdokumenten in digitale Formate
• Archivierung und revisionssichere Ablage
• Bessere Auffindbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen

Typische Leistungen

• Scannen von Akten, Verträgen und Belegen
• Texterkennung per OCR für durchsuchbare Dokumente
• Sortierung und Indexierung für eine strukturierte Ablage
• Massen-Digitalisierungen inklusive Abholung vor Ort

Was kann digitalisiert werden?

Grundsätzlich lässt sich nahezu alles digitalisieren – von einzelnen Seiten bis hin zu ganzen Archiven:

• Geschäftsunterlagen: Verträge, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine
• Personalakten: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse
• Medizinische Akten: Patientenakten, Befunde, Rezepte (mit besonderem Datenschutz)
• Technische Zeichnungen und Pläne: Architekturpläne, Konstruktionszeichnungen
• Fotos und Dias: Analoge Bildbestände für digitale Archive
• Bücher und Zeitschriften: Bibliotheks- oder Unternehmensarchive

OCR – mehr als nur ein Scan

Ein einfacher Scan erzeugt lediglich ein Bild deines Dokuments – du kannst darin nicht suchen oder Text kopieren. OCR (Optical Character Recognition) erkennt den Text automatisch und macht das Dokument vollständig durchsuchbar. Das spart bei der täglichen Arbeit enorm viel Zeit, besonders wenn du schnell eine bestimmte Rechnung, einen Vertrag oder einen Namen finden musst.

Deine Vorteile

• Mehr Platz durch Wegfall von Papierarchiven
• Schnellerer Zugriff auf wichtige Unterlagen
• Sichere, datenschutzkonforme Archivierung
• Entlastung deiner Mitarbeiter bei großen Digitalisierungsprojekten
• Dokumente von überall abrufbar – auch im Homeoffice

Fazit

Scan- und Digitalisierungsservices sind ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. Arbeitsabläufe werden effizienter, Platz wird eingespart und Informationen lassen sich einfacher teilen, sichern und wiederfinden – ein Investment, das sich schnell bezahlt macht.