Die tägliche Arbeit im Büro fordert den Mitarbeitern einiges ab: Rechnungen müssen geschrieben, E-Mails beantwortet und Bestellungen und Anfragen unter Zeitdruck beantwortet werden. Ohne die richtigen Hilfsmittel können wichtige Deadlines und eine termingerechte Bearbeitung da nur schwer eingehalten werden, zumal die zunehmende Digitalisierung vieler Arbeitsabläufe die Nutzung von Programmen für PC oder Smartphone notwendig macht.
Doch zum Glück gibt es einige Software-Lösungen, die den Alltag im Büro schnell entlasten können. Einen Überblick über die wichtigsten Hilfsmittel für das moderne Büro finden Sie in diesem Beitrag.
Office-Anwendungen
20 Bürotage pro Arbeitnehmer: So viel Zeit geht den Unternehmen laut einer Studie durchschnittlich jedes Jahr verloren, weil es Probleme mit der Bürotechnik gibt. Da kommt die Nutzung einheitlicher Büro-Software den Unternehmen wie gerufen: Die wohl wichtigste Software für das Büro sind Textverarbeitungsprogramme für das Schreiben von Briefen und Angeboten sowie das Erstellen von Tabellen und Kalkulationen.
Viele Unternehmen greifen hier zu den bekannten Produkten von Microsoft, es sind jedoch auch viele gute kostenlose Programme im Internet zum Download erhältlich. Die wichtigsten Vertreter von kostenfreier Online-Software in diesem Bereich sind ohne Zweifel OpenOffice und LibreOffice.
Die Programme enthalten alle Basis-Funktionen der großen Microsoft-Konkurrenz, sind dabei jedoch frei erhältlich. Sie ermöglichen auch im digitalen Büro alle wesentlichen Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen und können auch fremde Textformate wie Worddateien problemlos darstellen.
Vor allem kleine und mittlere Unternehmen mit relativ wenig täglicher Büroarbeit können also unter Umständen davon profitieren und Betriebsausgaben für große Software-Pakete wie Office und Co. einsparen.
Vermietsoftware für Buchungssysteme
Für Unternehmer im Bereich der Wohnmobil- und Kfz-Vermietung gibt es ebenfalls speziell entwickelte Software, die sich kostenfrei testen lässt. Diese Programme sind sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem PC nutzbar und ermöglichen jederzeit einen schnellen Überblick über Buchungen, Angebote und Reservierungen.
Mit ihnen erhalten die Unternehmen daher deutlich mehr Spielraum und Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Eine beliebte Lösung für die Wohnmobilvermietung Software ist dabei das Programm Rentsoft. Dieses ist eine webbasierte Software für die Vermietung von Wohnmobilen, Campingfahrzeugen, anderen KFZ und mehr. Das Beste daran: Das Programm kann völlig kostenfrei getestet werden und ist dank webbasierter Cloud-Technologie von jedem gängigen Endgerät aus nutzbar.
Rentsoft richtet sich an Unternehmen im B2B-Bereich, die in der Wohnmobilvermietung tätig sind. Zum Funktionsumfang von Rentsoft zählen unter anderem Buchungskalender, Buchungsintegration in die Webseite des jeweiligen Unternehmens, Inventarverwaltung, GPS-Tracking der Fahrzeuge, digitale Übergabe und Rücknahme der Fahrzeuge und vieles mehr.
Die Software kann individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden und ermöglicht die Übergabe und Abnahme direkt am Fahrzeug. Wer daher als Unternehmer im Bereich der Wohnmobil- und Kfz-Vermietung tätig ist, kann mit dieser Software seinen Büroalltag entscheidend vereinfachen.
Webbasierte Editoren
Ein weiteres hilfreiches Tool für die Arbeit im Büro ist der kostenlose webbasierte Dokumenten-Editor Google Docs aus der Software-Familie Google Workspace . Mit diesem Programm können nicht nur Texte und Tabellen bearbeitet, sondern auch von verschiedenen Benutzern untereinander geteilt werden. Das kann gerade bei umfangreichen Team-Arbeiten oder häufig wechselnden Bearbeitern hilfreich werden, zumal alle erstellten Dokumente automatisch in der Cloud gespeichert werden.
Allerdings können alle gängigen Dateiformate zwar geöffnet und dargestellt werden, bei einer Bearbeitung kann es jedoch zu Verschiebungen in der Formatierung kommen - daher empfiehlt sich die ausschließliche Abspeicherung im Google-Docs-Format, wenn Unternehmen sich für eine Nutzung dieses frei verfügbaren Programms entscheiden. Auch sollten Betriebe sich bewusst sein, dass alle Datei-Inhalte auch auf den Servern der bekannten Suchmaschine gespeichert werden.
Kalender-Anwendungen
Zusätzliche Hilfe im Büroalltag können kostenlose Kalender-Apps wie etwa OneCalendar oder Rainlendar bieten. Diese Programme ermöglichen die Synchronisierung aller Termine innerhalb eines Unternehmens, wodurch alle Mitarbeiter ständig über anstehende Deadlines oder Ereignisse im Bild bleiben. Die Applikationen ermöglichen zudem den automatischen Import von Terminen anderer genutzter Kalender-Porgramme, zum Beipiel von privat verwendeten Kalendern auf dem Smartphone.
Neben der Einbindung fremder Kalender ist zudem auch der Export von Terminen in andere Kalender oder auch Textverarbeitungsprogramme möglich.
Fazit
Wie Sie sehen, sind viele verschiedene und kostenlos testbare Programme für einen sorgenfreien Büroalltag am Markt verfügbar. Dabei kann sich die Einarbeit in die verschiedenen Software-Lösungen vielfach lohnen, da durch die schnellere Bearbeitung viel zusätzliche Zeit eingespart werden kann - dem Start in ein modernes digitales Büro steht also nichts mehr Wege.