Büroausstattung in der Buchhaltung

Ein Unternehmen, das an die Buchführungspflicht gebunden ist, muss bestimmte Regeln bei der Kontierung und der buchhalterischen Erfassung beachten. Dies gilt auch bei dem Kauf und der betrieblichen Nutzung von Büromaterialien und Büromöbeln.

In der Buchhaltung unterscheidet man aktivierungspflichtiges Sachanlagevermögen und geringwertige Wirtschaftsgüter. Bei der buchhalterischen Erfassung kommt es darauf an, dass die Gegenstände mit dem richtigen Wert erfasst werden. Überdies muss auch der Werteverzehr der Büromöbel berücksichtigt werden.

Wer betrieblich genutzte Büroausstattung korrekt kontiert und verbucht, verhindert Ärger mit dem Finanzamt.

Wie definiert man Büroausstattung buchhalterisch?

Bei der Arbeit im Büro ist es nicht nur wichtig, dass die Regeln zum Datenschutz am Arbeitsplatz eingehalten werden. Wer einen Büroschrank, einen Schreibtisch oder einen Drucker in seinem Betrieb einsetzt, sollte auf eine korrekte Erfassung in der Buchhaltung achten. Hierfür ist es notwendig, die Büroausstattung zu definieren.

Büroausstattung und Büromaterialien setzen sich aus dem aktivierungspflichtigen Sachanlagevermögen und den geringwertigen Wirtschaftsgütern zusammen. Aktivierungspflicht bedeutet, dass die Gegenstände in Buchführung und Bilanz erfasst werden müssen. Hierbei gilt es, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung – kurz GoB – zu beachten.

Entscheidend für die Zuordnung ist der Nettopreis des einzelnen Gegenstands. Maßgeblich ist dabei die Grenze von 800 Euro aus § 6 Abs. 2 EStG:

Nettopreis	Behandlung	Beispiel
bis 250 €	Sofort als Betriebsausgabe, keine Aufzeichnungspflicht	Computermaus, Locher, Druckerpapier
250,01 € bis 800 €	Geringwertiges Wirtschaftsgut – Sofortabschreibung, Eintrag im GWG-Verzeichnis	Scanner, ergonomischer Bürostuhl
250,01 € bis 1.000 €	Wahlweise Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG – Abschreibung über 5 Jahre	Monitor, kleineres Regalsystem
über 800 €	Aktivierungspflichtiges Sachanlagevermögen – reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer	Büroschrank, Schreibtisch, Computer

Wichtig dabei: Zwischen der Sofortabschreibung als GWG und dem Sammelposten besteht ein Wahlrecht. Wer sich für den Sammelposten entscheidet, muss ihn für alle Anschaffungen des betreffenden Wirtschaftsjahres zwischen 250 und 1.000 Euro einheitlich anwenden – eine Mischung aus beiden Verfahren ist nicht zulässig.

Der Ablauf der buchhalterischen Erfassung

Der Ablauf der buchhalterischen Erfassung eines Computers oder eines Schreibtischstuhls setzt sich aus der Kontierung und der buchhalterischen Erfassung in dem Buchhaltungssystem zusammen. Hierbei ist darauf zu achten, dass die vier Voraussetzungen für eine korrekte Buchhaltung eingehalten werden.

Vier Voraussetzungen für eine korrekte Buchhaltung

Im Rahmen einer Buchhaltung kommt es darauf an, einen Geschäftsvorfall – zum Beispiel den Kauf eines Büroschreibtisches – richtig zu kontieren und buchhalterisch zu erfassen. Hierbei spielen die folgenden vier Voraussetzungen eine wichtige Rolle:

• Keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg
• Beachtung der Kontierungsrichtlinien
• Belege ordentlich ablegen
• Kontrolle der Eingaben

Keine Buchung ohne entsprechenden Beleg

Jeder Geschäftsvorfall, der in der Buchhaltung erfasst wird, muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Wer Büromaterialien oder Büromöbel kauft, erhält entweder eine Rechnung oder eine Quittung. Beide Dokumente können als Beleg für die Buchhaltung verwendet werden.

Beachtung der Kontierungsrichtlinien

Bevor ein Geschäftsvorfall in dem Buchhaltungssystem erfasst wird, muss er entsprechend den Kontierungsrichtlinien kontiert werden. Dies bedeutet, dass der Geschäftsvorfall dem richtigen Konto in der Buchhaltung zugewiesen wird.

Beispiel:
Ein Unternehmer kauft einen Büroschrank. Die Buchhaltung wird auf Basis des SKR 03 vorgenommen. Diese Kontierungsrichtlinie schreibt dem Buchhalter vor, dass der Büroschrank auf dem Konto 0420 erfasst wird.

Belege ordentlich ablegen

Für bestimmte Geschäftsunterlagen hat der Gesetzgeber Aufbewahrungspflichten festgelegt. Mit der Aufbewahrung möchte der Gesetzgeber sich eine spätere Überprüfung der Buchführung erleichtern. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre; für Jahresabschlüsse, Inventare und Handelsbücher bleibt es bei zehn Jahren. Um diese Pflicht zu erfüllen, legt der Buchhalter die Belege für den Kauf von Büromaterialien oder Büromöbeln sicher ab und kann sich dabei von automatisierten Archivlösungen unterstützen lassen.

Kontrolle der Eingaben

Zum Schluss ist es wichtig, alle erfassten Kontierungen und Eingaben in das Buchhaltungssystem zu kontrollieren.

Die Kontierung von Büromaterialien, Büromöbeln und technischer Ausstattung

Der erste Schritt für eine korrekte Buchhaltung ist die Kontierung. Hierbei wird der Geschäftsvorfall dem betreffenden Konto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet. Wird diese Aufgabe automatisiert durchgeführt, lässt sich die Kontierung schneller und zuverlässiger erledigen: Die automatische Erfassung sorgt dafür, dass der Geschäftsvorfall dem richtigen Konto zugeordnet wird, und bildet gleichzeitig den Buchungssatz, der für die buchhalterische Erfassung notwendig ist.

Die buchhalterische Erfassung

Nach der Kontierung übernimmt der Buchhalter die Geschäftsvorfälle in das Buchhaltungssystem. Dabei gibt es zwei Wege: Für den Barkauf von Büromaterialien und Kleinteilen wird das Kassenbuch geführt. Alle größeren Aufwendungen, die über das Geschäftskonto getätigt wurden, erfasst der Buchhalter über das Finanzkonto „Bank“ in der Buchhaltung.

Für eine korrekte buchhalterische Erfassung ist es notwendig, dass die Buchungen zeitnah und in chronologischer Reihenfolge in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Als Zeitperioden wählt der Buchhalter einen Monat, ein Quartal oder ein komplettes Geschäftsjahr aus. Diese Entscheidung hängt von dem Zeitraum ab, für den die Umsatzsteuervoranmeldung bei dem Finanzamt abgegeben werden muss.

Die Abschreibung von Büroausstattung

Der Kaufpreis für aktivierungspflichtiges Sachanlagevermögen darf nicht in einer Summe als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Um den Werteverzehr eines Büroschranks oder eines Schreibtischsystems zu berücksichtigen, schreibt der Buchhalter die Kosten für die Anschaffung ab. Ein wesentlicher Faktor ist hierbei die betriebliche Nutzungsdauer. Diese wird von dem Gesetzgeber in den amtlichen AfA-Tabellen vorgegeben. Um die Abschreibung korrekt durchzuführen, werden die Anschaffungskosten linear auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt.

Beispiel:
Ein Unternehmen schafft einen Büroschrank an. Die Nettoanschaffungskosten belaufen sich auf 1.300 Euro. Laut den amtlichen AfA-Tabellen schreibt man Büroeinrichtungsgegenstände über 13 Jahre ab. Hieraus folgt, dass jedes Jahr 100 Euro als Abschreibung berücksichtigt werden können.

Die buchhalterische Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter brauchen nicht über die Abschreibung in der Buchführung erfasst zu werden. Sie mindern als Sofortaufwand das aktuelle Jahresergebnis eines Unternehmens. Hierfür ist es notwendig, die geringwertigen Wirtschaftsgüter von dem aktivierungspflichtigen Sachanlagevermögen abzugrenzen.

Als geringwertiges Wirtschaftsgut stuft der Gesetzgeber jede Büroausstattung für die tägliche Arbeit ein, die selbstständig nutzbar ist und der Abnutzung unterliegt. Selbstständig nutzbar bedeutet: Der Gegenstand muss für sich allein funktionieren. Ein Monitor erfüllt dieses Kriterium nicht, weil er ohne Rechner keinen Zweck erfüllt – er wird deshalb zusammen mit dem Computer als Einheit bewertet.

Die Wertgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegt unverändert bei 800 Euro netto. Eine im Entwurf des Wachstumschancengesetzes vorgesehene Anhebung auf 1.000 Euro wurde im Vermittlungsausschuss gestrichen und ist nie in Kraft getreten. Die oft genannten 1.000 Euro beziehen sich auf eine andere Regelung: die Obergrenze für den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG.

Übersteigt der Nettopreis 800 Euro und wird kein Sammelposten gebildet, ist der Gegenstand über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.