Microsoft 365 ist eine umfassende Bürosoftware-Suite, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit zu verbessern, zu vereinfachen und damit nicht zuletzt auch die Produktivität zu steigern. Mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten bietet Microsoft 365 Lösungen für nahezu alle Unternehmensbereiche und geschäftlichen Anforderungen. Dadurch ist es zugleich auch eine wesentliche Voraussetzung für die digitale Transformation, mit entsprechend modernen Arbeitsweisen und flexiblen Arbeitsplätzen.
- Zuerst müssen die Mitarbeiter wissen, welche Tools ihnen konkret zur Verfügung gestellt werden und wofür diese verwendet werden sollen.
- Anschließend muss dann klar und eindeutig erklärt werden, wie man diese Tools richtig nutzt und einsetzt.
- Für jeden Anwendungsbereich wird ein einziges führendes Tool festgelegt (niemals zwei).
- Für jede dieser Anwendungen werden dann einheitliche Strukturen, Abläufe und Regeln für die Nutzung erarbeitet und vorgegeben.
- Diese einheitlichen Nutzungsregeln („Spielregeln“) werden den Mitarbeitern dann inSchulungen vermittelt und von Selbstlernmaterialien für das schnelle Nachschlagen bei Unklarheiten im Arbeitsalltag flankiert.
- Microsoft 365 (ehemals bekannt als Office 365) ist eine cloudbasierte Bürosoftware-Suite von Microsoft. Die Software-Sammlung umfasst über 20 Anwendungen und Dienste, die darauf ausgelegt sind, die Effizienz der Zusammenarbeit sowie auch die Produktivität jedes einzelnen Beschäftigten in den verschiedensten Geschäftsbereichen zu verbessern.
- Microsoft ist im Bereich der Bürosoftware ganz klar der dominierende Marktführer – rund 85 % der deutschen Unternehmen nutzen Microsoft Office oder Microsoft 365. Daher sind diese Anwendungen und Dateiformate quasi der Goldstandard, um Konvertierungsprobleme und Darstellungsfehler bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Auftraggebern oder Externen zu vermeiden.
- Strategieberatung: Büro-Kaizen bietet umfassende Beratungsdienstleistungen zur Effizienzsteigerung und digitalen Transformation an. Dafür analysieren unsere Experten Ihre bestehenden Prozesse und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen – nicht nur für Microsoft 365!
- Mitarbeiterschulungen und Seminare: Büro-Kaizen bietet eine Vielzahl von Schulungsmöglichkeiten für Ihre Belegschaft an, sowohl als Webseminare wie auch als Präsenzveranstaltungen in Ihrem Unternehmen vor Ort. Die Mitarbeiterschulungen decken ein breites Themenspektrum für die optimale Nutzung von Microsoft 365 und den Office-Tools ab.
- Kostenlose Anleitungen zum Nachschlagen: Auf unserer Webseite www.buero-kaizen.de finden Sie zudem eine extrem große Anzahl an kostenlosen Anleitungen und Video-Tutorials rund um Microsoft 365 und den vielen nützlichen Funktionen der einzelnen Office-Tools. Diese Wissensressource ermöglicht Ihren Mitarbeitern, bei Problemen die geeignete Lösung selbst nachzuschlagen oder sich gleich mittels unserer E-Learning-Plattform im Selbststudium weiterzubilden. Das neue Office-Knowhow führt dann unweigerlich Schritt für Schritt zu einer weiteren Steigerung der Effizienz im Arbeitsalltag – und somit zu weniger Stress trotz höherer Produktivität!
Die drei wichtigsten Tipps für einen effizienten Einsatz von Microsoft 365 in Unternehmen
Tipp 1: Geben Sie vor, welche Microsoft 365-Tools wann und wie genutzt werden sollen!
Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Funktionen und Funktionalitäten, die speziell auf die Bedürfnisse digitaler Arbeitswelten in modernen Unternehmen zugeschnitten sind. Das kann die Arbeit wesentlich entlasten und verbessern, aber nur, wenn es auch funktioniert: Denn viele Mitarbeiter sehen anfangs vor lauter Tools und Features den Wald vor lauter Bäumen nicht. Und das führt dann schnell zu Widerstand und schlechter Stimmung.
Das Wichtigste für einen effizienten Einsatz von Microsoft 365 in Unternehmen ist daher, zuerst zu vermitteln, warum und wozu man so eine Software-Business-Lösung wie Microsoft 365 überhaupt braucht!
Strategieplanung: Welche Microsoft 365-Tools werden wann wie genutzt und eingesetzt?
Mehr Details zu diesem Vorgehen lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Einführung von Microsoft Office 365 in Unternehmen: Mit dieser Anleitung gelingt der reibungslose Einstieg in die neue Software-Suite!“.
Tipp: Diese strategische Entscheidung, welche Microsoft 365-Tools wann für was und wie eingesetzt werden sollen, muss vorab zentral getroffen und dann Top-Down vorgegeben werden. Wichtig ist dabei auch der Grundsatz des digitalen Minimalismus – die Konzentration auf das Wesentliche – um sich und die Beschäftigten nicht in zu vielen Anwendungen zu verzetteln.
Tipp 2: Erklären Sie klar und deutlich, warum Microsoft 365 kommt und was es kann!
Eine alte Binsenweisheit besagt: Wenn man nicht weiß, warum man etwas tun soll, dann tut man es am besten gar nicht. Also nehmen Sie sich die Zeit und erklären Sie in aller Deutlichkeit, warum Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden soll – und nicht etwa Google, Apple & Co.
Alle weiteren Informationen, welche Tools, Features und Funktionen Microsoft 365 alles bietet, finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Artikel → „Alle Microsoft 365 Preise und Pläne im Vergleich: Welcher Tarif kann was und kostet wie viel?“.
Nehmen Sie sich die Zeit und schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich in der neuen Software-Suite. Dies kann man mit einer Fahrschule vergleichen, die man mit einem Führerschein abschließt, um dann keine Unfälle im Straßenverkehr zu bauen. Niemand käme auf die Idee, jemanden ohne diese Theorie- und Praxisschulung auf die Straße zu lassen! Und genau das Gleiche gilt auch für die Anwendung von Microsoft 365.
Büro-Kaizen® ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz, die Optimierung von Abläufen und Prozessen sowie die digitale Transformation in Unternehmen. Bei dem Einsatz von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen unterstützen wir Sie kompetent von der anfänglichen strategischen Planung bis zum Rollout und dem reibungslosen Einsatz – und zwar mit folgenden drei Säulen:
Extra-Tipp:
Hier können Sie sich unser kostenloses eBook → „Microsoft 365 effizient nutzen – die wichtigsten Grundsatzentscheidungen“ gratis herunterladen!
