Der Einsatz von Microsoft 365 in Unternehmen!

Microsoft 365 ist eine umfassende Bürosoftware-Suite, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit zu verbessern, zu vereinfachen und damit nicht zuletzt auch die Produktivität zu steigern. Mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten bietet Microsoft 365 Lösungen für nahezu alle Unternehmensbereiche und geschäftlichen Anforderungen. Dadurch ist es zugleich auch eine wesentliche Voraussetzung für die digitale Transformation, mit entsprechend modernen Arbeitsweisen und flexiblen Arbeitsplätzen.

Ohne eine strategische Planung und Schulungen führt die Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen allerdings entweder dazu, dass die Mitarbeiter weiterhin an ihren alten Tools festhalten und in den alten Mustern weiterarbeiten. Dann wird das Potenzial der neuen Office-Tools gar nicht erst richtig ausgeschöpft. Oder es entsteht ein chaotischer Wildwuchs, da jeder nach Belieben verschiedene Tools nutzt und diese auch noch unterschiedlich verwendet.

Der Wildwuchs und das parallele Nutzen verschiedener Tools für ein und dieselben Arbeiten führen jedoch zwangsläufig zu Unklarheiten, wer wo was wie abspeichert. Die unvermeidlichen Folgen sind dann doppelte Ablagen, Fehler durch Versionskonflikte und enorme Suchzeiten, was die Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen erheblich beeinträchtigt. Laut der Langzeiteffizienzstudie von Büro-Kaizen wendet mittlerweile jeder Beschäftigte im Schnitt rund 19,6 % seiner Arbeitszeit allein fürs Suchen auf – das entspricht einem ganzen verschwendeten Arbeitstag pro Kopf und Woche.

Im Gegensatz dazu bietet die geordnete Einführung von Microsoft 365 mit klaren Strukturen und vorgegebenen Regeln die Chance, die Abläufe und Prozesse im Unternehmen neu zu organisieren und damit grundlegend zu optimieren. Das effizientere Arbeiten führt dann zu weniger Stress und zu einer höheren Produktivität – also zu einer Win-Win-Situation für die Belegschaft und das Unternehmen.

Die wichtigsten Tipps für einen effizienten Einsatz von Microsoft 365 in Unternehmen

Tipp 1: Geben Sie vor, welche Microsoft 365-Tools wann und wie genutzt werden sollen

Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Funktionen und Funktionalitäten, die speziell auf die Bedürfnisse digitaler Arbeitswelten in modernen Unternehmen zugeschnitten sind. Das kann die Arbeit wesentlich entlasten und verbessern, aber nur, wenn es auch funktioniert: Denn viele Mitarbeiter sehen anfangs vor lauter Tools und Features den Wald vor lauter Bäumen nicht. Und das führt dann schnell zu Widerstand und schlechter Stimmung.

Das Wichtigste für einen effizienten Einsatz von Microsoft 365 in Unternehmen ist daher, zuerst zu vermitteln, warum und wozu man so eine Software-Business-Lösung wie Microsoft 365 überhaupt braucht.

• Zuerst müssen die Mitarbeiter wissen, welche Tools ihnen konkret zur Verfügung gestellt werden und wofür diese verwendet werden sollen.
• Anschließend muss dann klar und eindeutig erklärt werden, wie man diese Tools richtig nutzt und einsetzt.

Strategieplanung: Welche Microsoft 365-Tools werden wann wie genutzt und eingesetzt?

• Für jeden Anwendungsbereich wird ein einziges führendes Tool festgelegt – niemals zwei.
• Für jede dieser Anwendungen werden dann einheitliche Strukturen, Abläufe und Regeln für die Nutzung erarbeitet und vorgegeben.
• Diese einheitlichen Nutzungsregeln („Spielregeln“) werden den Mitarbeitern dann in Schulungen vermittelt und von Selbstlernmaterialien für das schnelle Nachschlagen bei Unklarheiten im Arbeitsalltag flankiert.

Mehr Details zu diesem Vorgehen lesen Sie im Beitrag → Einführung von Microsoft Office 365 in Unternehmen.

Tipp: Diese strategische Entscheidung, welche Microsoft 365-Tools wann für was und wie eingesetzt werden sollen, muss vorab zentral getroffen und dann Top-Down vorgegeben werden. Wichtig ist dabei auch der Grundsatz des digitalen Minimalismus – die Konzentration auf das Wesentliche – um sich und die Beschäftigten nicht in zu vielen Anwendungen zu verzetteln.

Tipp 2: Erklären Sie klar und deutlich, warum Microsoft 365 kommt und was es kann

Eine alte Binsenweisheit besagt: Wenn man nicht weiß, warum man etwas tun soll, dann tut man es am besten gar nicht. Also nehmen Sie sich die Zeit und erklären Sie in aller Deutlichkeit, warum Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden soll – und nicht etwa Google, Apple & Co.

• Microsoft 365 (ehemals bekannt als Office 365) ist eine cloudbasierte Bürosoftware-Suite von Microsoft. Die Software-Sammlung umfasst über 20 Anwendungen und Dienste, die darauf ausgelegt sind, die Effizienz der Zusammenarbeit sowie auch die Produktivität jedes einzelnen Beschäftigten in den verschiedensten Geschäftsbereichen zu verbessern.
• Microsoft ist im Bereich der Bürosoftware ganz klar der dominierende Marktführer – rund 85 % der deutschen Unternehmen nutzen Microsoft Office oder Microsoft 365. Daher sind diese Anwendungen und Dateiformate quasi der Goldstandard, um Konvertierungsprobleme und Darstellungsfehler bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Auftraggebern oder Externen zu vermeiden.

Alle weiteren Informationen, welche Tools, Features und Funktionen Microsoft 365 bietet, finden Sie im Artikel → Alle Microsoft 365 Preise und Pläne im Vergleich.

Nehmen Sie sich die Zeit und schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich in der neuen Software-Suite. Dies kann man mit einer Fahrschule vergleichen, die man mit einem Führerschein abschließt, um dann keine Unfälle im Straßenverkehr zu bauen. Niemand käme auf die Idee, jemanden ohne diese Theorie- und Praxisschulung auf die Straße zu lassen. Und genau das Gleiche gilt auch für die Anwendung von Microsoft 365.

Unterstützung bei Planung und Einführung

Büro-Kaizen® ist ein Beratungsunternehmen für Büroeffizienz, die Optimierung von Abläufen und Prozessen sowie die digitale Transformation in Unternehmen. Beim Einsatz von Microsoft 365 unterstützt es von der anfänglichen strategischen Planung bis zum Rollout – und zwar mit folgenden drei Säulen:

• Strategieberatung: Umfassende Beratungsdienstleistungen zur Effizienzsteigerung und digitalen Transformation. Dafür werden bestehende