Was zählt als E-Rechnung – und was nicht
Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. In Deutschland üblich sind:
- XRechnung – reines XML, weit verbreitet auch bei Behörden
- ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) – hybrides PDF mit eingebettetem XML
- Peppol BIS – Format für den europaweiten Austausch
Eine klassische Papier- oder reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht im B2B
- Seit 1.1.2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist.
- Bis 31.12.2026: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch versendet werden.
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden; kleinere dürfen die alten Formate noch bis Ende 2027 nutzen.
- Ab 1.1.2028: Der Versand von E-Rechnungen wird im inländischen B2B grundsätzlich Pflicht.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Was kleine Betriebe jetzt tun sollten
Der erste, sofort geltende Schritt ist die Empfangsfähigkeit: ein Weg, XRechnung und ZUGFeRD zu öffnen, zu prüfen und revisionssicher zu archivieren. Wer Unterstützung bei der Umstellung von Rechnungsstellung und digitaler Ablage braucht, findet sie bei Bürodienstleistern mit Schwerpunkt Buchhaltungsvorbereitung und Bürodigitalisierung.
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