Büro-Lexikon

Telefonservice

Ein Telefonservice – auch Telefonsekretariat – nimmt Anrufe im Namen eines Unternehmens entgegen, wenn dieses selbst nicht erreichbar ist. Geschulte Mitarbeiter melden sich mit dem Firmennamen, nehmen Nachrichten auf, geben Auskünfte nach Vorgabe, vereinbaren Termine oder leiten dringende Anliegen weiter. So geht kein Anruf – und damit kein möglicher Auftrag – verloren, ohne dass eine eigene Telefonkraft nötig ist. Genutzt wird der Service dauerhaft, nur zu Randzeiten oder als Vertretung bei Urlaub und Krankheit.

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Was ein Telefonservice übernimmt

  • Anrufannahme im Firmennamen
  • Nachrichtenaufnahme und -weiterleitung
  • Auskünfte nach vorab abgestimmten Vorgaben
  • Terminvereinbarung
  • Auftrags- und Bestellannahme

Wann sich ein Telefonservice lohnt

Erreichbarkeit entscheidet oft über Aufträge. Ein Telefonservice sichert sie, wenn du im Termin, auf der Baustelle oder im Feierabend bist – ohne dass Anrufer in der Mailbox landen.

Dauerhaft oder nur bei Bedarf

Der Service lässt sich rund um die Uhr, nur außerhalb der Bürozeiten oder als Urlaubs- und Krankheitsvertretung einrichten. Abgerechnet wird meist pro Anruf oder in Paketen.

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