Digitale Archivierung, Dokumenten ScanService

Revisionssichere, digitale Archivierung Ihrer Dokumente.

Digitalisieren Sie Ihre Akten, Dokumente, Filme und Fotos. Datenmigration und revisionssichere Dokumentenarchivierung durch eine lokalen Einscan-Service. 
Digitale Archivierung der Eingangspost.

Seit Anfang 2002 ist jedes steuerpflichtige Unternehmen verpflichtet, alle digital erstellten und steuerlich relevanten Unterlagen auch revisionssicher digital zu archivieren. Wir beraten Sie gern, welches System für Sie passend ist. Hier ein deutschlandweites Verzeichnis von zuverlässigen Anbietern. 
Digitale Archivierung der Eingangspost, Akten, Bilder, Filme einscannen lassen Revisionssichere Dokumentenarchivierung: Stellen Sie sich vor: der Kunde ruft an, und auch wirklich alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen finden mit einem Mausklick alle notwendigen Unterlagen, um die Anfrage zu beantworten.

Das ist kein Traum, das ist Wirklichkeit. In unserer schnelllebigen Informationsgesellschaft wird Vernetzung und der Zugriff auf gemeinsame Informationen immer wichtiger. Bauen Sie daher Ihre Papierberge ab. Seit 1.1.2002 ist jedes steuerpflichtige Unternehmen verpflichtet, alle digital erstellten und steuerlich relevanten Unterlagen auch revisionssicher digital zu archivieren.

Zu diesen Unterlagen gehören alle Belege, die in einem Warenwirtschaftssystem erstellt wurden. Bei Emails gibt es die Regelung, entweder alle Emails, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen auszudrucken (aber unbedingt mit dem Quelltext) oder alle digital zu archivieren. Die Vorteile des digitalen Archivierens auf einem Blick: Sie finden Ihr Dokument mit einem Mausklick – und zwar im ganzen Unternehmen! Sie haben mehr Zeit für Ihren Kunden, da Sie die Unterlagen nicht suchen müssen.

Sie reduzieren Ihre Verwaltungskosten. Sie verkürzen die Bearbeitungszeit eines Beleges. Sie sparen Platz. Sie finden Ihr Dokument nach einem Stichwort, das im eingescannten Text vorhanden ist. Die Eingangspost ist sofort nach dem Einscannen korrekt abgelegt. Jeder Mitarbeiter und auch Sie können gleichzeitig das Dokument ansehen. Sie können nachverfolgen, in welchem Bearbeitungsstand jedes Dokument ist.

Sie bearbeiten das Dokument in digitaler Form genau so, wie Sie es von der Papierform gewohnt sind. Kundennähe ist nicht nur ein Wort, da Sie alle Belege mit einem Klick sehen. Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe und erhöhen Sie Ihre Produktivität. Die Suche nach einem Dokument in Papierform dauert Minuten, in digitaler Form nur ein paar Sekunden. Die Lagerfläche für Aktenordner ist kostenaufwändig, der Preis für virtuellen Lagerraum fällt kaum ins Gewicht.

Da immer mehr Informationen digital entstehen, macht es Sinn digital zu archivieren. Eine Ausgabe in Papierform ist lediglich die Repräsentation des ursprünglich digitalen Dokuments. Der Einsatz elektronischer Signaturen macht die digitalen Dokumenten rechtskräftig. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten digitale Dokumente zudem den gleichen Rechtscharakter wie manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form.

Diese Entwicklung zwingt jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema der digitalen Archivierung auseinanderzusetzen. Digitale Archivierung bringt erhebliche Zeiteinsparungen und Kostenvorteile. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie man mit einem neuen Komplettsystem erfolgreich auf die digitale Archivierung umsteigen kann.