Thema: Digitale Archivierung und Entsorgung von Daten
Die Digitalisierung wirft einige Fragen auf...
Beitrag von: Werner Laude
erstellt am: Sonntag, 02. Februar 2020, 09:41 Uhr
Digitale Archivierung
Die Digitalisierung wirft einige Fragen zum Umgang mit (Kunden-)daten auf. Welche Daten sind in welcher Form
aufzubewahren? Wann sind sie ordnungsgemäß zu vernichten? Der rechtssichere Umgang mit persönlichen Daten ist auch im
Lichte der DSGVO eine besondere Herausforderung. Dazu gehören die Anforderungen an die Aufbewahrung, die digitale
Speicherung und die Löschung der Kundendaten.
Unternehmen im digitalen Wandel
Ein wesentlicher Aspekt der Digitalisierung ist der Trend zu einer Abkehr von Daten in Papierform. Immer weniger
Datenmaterial ist zwingend in analoger Form aufzubewahren, sodass Unternehmen dem papierlosen Büro näherkommen.
Verbunden mit diesem Übergang ist eine Neuausrichtung im betriebswirtschaftlichen Denken.
Unternehmen haben im Zuge der Digitalisierung mehr Möglichkeiten, Kundendaten zu erlangen und zu speichern. Damit
verbunden ist das Potential, exaktere Kundenprofile anzulegen. Dies hat beispielsweise im Marketing den Vorteil einer
passgenauen Kundenansprache.
Die neuen Möglichkeiten werfen die Frage auf, welche Daten wie lange aufzubewahren sind und wann eine Vernichtung der
Daten erforderlich wird.
Aufbewahrungspflichten und Löschfristen
Im Zusammenhang mit der DSGVO ist das Recht auf Löschung der Daten ein häufig diskutiertes Thema. In bestimmten Fällen
ist die schriftliche Datenaufbewahrung innerhalb bestimmter Zeiträume rechtlich verpflichtend. Das Recht auf Löschung
entfällt in diesen Fällen (Art. 17 Abs. 3b DSGVO).
Eine wichtige Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus dem Steuer- und Handelsrecht. Eine Pflicht zur Speicherung der
Daten besteht ebenso im Falle eventueller oder potentieller Rechtsstreitigkeiten. Hier gelten Aufbewahrungspflichten
im Sinne eines Beweissicherungsinteresses (vergleiche Art. 17 Abs. 3 e) DSGVO , Art. 6 Abs. 1f DSGVO).
Ein solches existiert grundsätzlich so lange, wie mit einer Geltendmachung bestimmter Ansprüche zu rechnen ist. Damit
ist grundsätzlich bis zur Verjährung der Ansprüche zu rechnen. Die reguläre Verjährungsfrist von 3 Jahren ergibt sich
aus dem § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Handelt es sich um Schadenersatzansprüche hinsichtlich der Verletzung des
Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit, beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre dem Schaden auslösenden
Ereignis.
Digitale Archivierung hinreichend?
Unternehmen ist es grundsätzlich möglich, alle anfallenden Daten digital zu speichern. Beim Speichern digitaler
Dokumente setzen Firmen meist auf spezielle Document-Management-Systeme. Diese tragen dazu bei, Informationen
übersichtlich elektronisch zu verwalten. In einigen Fällen sind jedoch Originale in Papierform erforderlich.
Dazu gehören für Unternehmen etwa Jahresabschlüsse und Bilanzen. Ein weiteres Beispiel für die Vorschrift der
Papierform sind Policen der Versicherer, aus denen sich konkrete Leistungsansprüche ergeben.
Aktenvernichtung (DSGVO-konform)
Die Löschung von Daten wird erforderlich, sobald die Aufbewahrung nicht mehr gesetzlich vorgesehen ist. Die Löschung
betrifft sowohl digital als auch analog aufbewahrte Informationen. Besondere Bedeutung hat die Vernichtung der in
Papierform vorliegenden Informationen. Hier liegen in Abhängigkeit der Vertraulichkeit der Daten verschiedene
Schutzklassen und Sicherheitsstufen vor.
In keinem Falle ist eine Entsorgung im Papierkorb DSGVO-konform. Daher sollten Unternehmen auf
hochwertige
Aktenvernichter von Kaiserkraft setzen, die auch folgende nötige Schutzklassen erfüllen:
Die Norm DIN 66399 sieht 3 Schutzklassen vor, nach denen Daten im Hinblick auf Schutzbedarf einzuordnen sind. Die
Schutzklasse 1 beschreibt einen regulären Schutzbedarf für interne Daten. Hierbei ist der Schutz personenbezogener
Daten zu gewährleisten. Damit ist die Gefahr auszuschließen, dass Betroffene in ihrer Stellung oder den
wirtschaftlichen Verhältnissen beeinträchtigt werden.
Die Schutzklasse 2 beschreibt bereits einen hohen Schutzbedarf für vertrauliche Daten. Bei Datenmissbrauch können
Stellung oder wirtschaftliche Verhältnisse der Betroffenen erheblich beeinträchtigt werden.
Die Schutzklasse 3 ist für sensible und geheime Daten mit sehr hohem Schutzbedarf vorgesehen. Bei mangelndem Schutz
dieser personenbezogenen Daten kann es zu Gefahr für Leib, Leben oder persönlicher Freiheit der Betroffenen kommen.
Neben den Schutzklassen gibt es Sicherheitsstufen, die von 1 bis 7 reichen. Die Sicherheitsstufen beziehen sich auf
den Aufwand für die Reproduktion der Daten nach der Vernichtung. Nach einer Aktenvernichtung der Sicherheitsstufe 1
ist die Reproduktion ohne großen Aufwand möglich. Stufe 7 entspricht einer ausgeschlossenen Reproduktion.
Streifenschnitt-Aktenvernichter erfüllen maximal Stufe 3. Papierschredder mit Partikelschnitt erfüllen höhere
Sicherheitsansprüche.
Dokumente in Papierform und ihre Aufbewahrung
Auch in der Papierform sind Geheimhaltungspflichten zu berücksichtigen. Eine digitale Archivierung spart Papier und
ist damit ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit. Nur wenige Dokumente erfordern noch eine Aufbewahrung in analoger
Originalform. Für vertrauliche Papierdokumente sind sicher abschließbare Datenschränke eine angemessene
Aufbewahrungsform.
Auch die Räumlichkeiten der Aufbewahrung müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um die Wahrscheinlichkeit einer
Vernichtung (etwa durch Feuer oder Wasser) zu minimieren.
Fazit
Für die meisten Daten ist eine digitale Archivierung unter Einhaltung bestimmter Fristen hinreichend.
Andere Dokumente bedürfen der Papierform. Originale und Kopien sind nach Möglichkeit nicht am selben Aufbewahrungsort
zu lagern.
Bei der Löschung physischer Dokumente ist eine DSGVO-konforme Zerstörung mittels Aktenvernichter hinreichender
Sicherheitsstufe angezeigt.